Belege an einem Ort zusammenführen.
Die Übertragung unterstützter Ausgangsbelege aus JTL ERP einrichten und prüfen. Welche Belegarten und Bestände dazugehören, stimmen wir vorab ab.
JTL Documents · Dokumentenmanagement mit Zaxxo
Ihre Belege.
Gut abgelegt.
Schneller gefunden.
Weniger Zeit mit Suchen verbringen. Wir unterstützen Sie dabei, Belege aus JTL ERP mit Documents strukturiert zu archivieren und im Alltag wiederzufinden.
Von den technischen Voraussetzungen bis zum passenden Ablauf für Ihr Team: Wir betrachten nicht nur die Ablage, sondern auch den Weg Ihrer Dokumente.
Vom Beleg zum auffindbaren Dokument
JTL ERP
Belege entstehen im Tagesgeschäft.
↓
JTL Documents⌕
Suchen. Filtern. Wiederfinden.
Rechnung↗
Lieferschein↗
Auftrag↗
Schematischer Belegfluss – keine Softwareansicht. Welche Belegarten übertragen werden, prüfen wir im Projekt.
Zertifiziert für JTL Documents. Mit Händlerperspektive.
Wir denken vom täglichen Betrieb aus.
Einer unserer Gründer hat über 20 Jahre selbst einen Onlineshop geführt. Diese Händlererfahrung prägt unsere Beratung: Dokumente sollen nicht nur abgelegt sein, sondern zu den Abläufen und Fragen Ihres Teams passen.
Struktur statt verteilter Ablage
Nicht nur speichern.
Im richtigen Moment wiederfinden.
JTL Documents verbindet die Archivierung von ERP-Belegen mit einer Oberfläche zum Suchen und Anzeigen. Wir helfen Ihnen, daraus einen verständlichen Arbeitsablauf zu machen.
Nicht erst Ordner durchklicken.
Mit der Volltextsuche archivierte Dokumente auffinden. Wir zeigen Ihrem Team, wie es passende Suchbegriffe und Filter im Alltag nutzt.
Den passenden Blick behalten.
Dokumente nach Kategorien und zugehörigen Kontakten eingrenzen. So lässt sich die Auswahl gezielt auf den gesuchten Vorgang reduzieren.
Den Beleg direkt im Blick.
Archivierte Dokumente in der Vorschau öffnen und bei Bedarf herunterladen. Für die tägliche Arbeit mit den tatsächlich benötigten Belegen.
Mehr Kontext zum Dokument.
Beleginformationen, Kennzeichnungen und weitere Metadaten nutzen. Welche Angaben sinnvoll sind, richtet sich nach Ihrem Dokumentenprozess.
Die Übertragung mitprüfen.
Beleg und zugehörige Informationen gemeinsam betrachten. Wir prüfen den eingerichteten Ablauf mit typischen Vorgängen aus Ihrem Tagesgeschäft.
Produktverfügbarkeit, Freischaltung, benötigter Softwarestand und Lizenzumfang werden vor dem Projekt geprüft. Zusätzliche DMS-Prozesse und die Übernahme vorhandener Archive sind gesondert abzustimmen.
Vom Geschäftsfall zur geordneten Ablage
Der Beleg entsteht im ERP.
Sein Weg endet nicht dort.
Wir betrachten Ihren Dokumentenprozess von Anfang an: Welche Belege entstehen, wohin sollen sie übertragen werden und wer benötigt sie später wieder?
Dabei unterscheiden wir zwischen der technischen Archivierung und den organisatorischen Regeln in Ihrem Unternehmen. Zuständigkeiten, Zugriffe und Kontrollen gehören ebenso in die Planung wie die Verbindung zur Warenwirtschaft.
JTL ERP kennenlernen ↗Ein möglicher Ablauf · schematisch
01
Ausgangslage klären
Belegarten, vorhandene Ablagen und technische Voraussetzungen gemeinsam erfassen.
02
Übertragung einrichten
ERP-Verbindung und Archivierung für den abgestimmten Umfang konfigurieren und testen.
03
Im Alltag damit arbeiten
Suchen, Prüfen und Wiederfinden mit Ihrem Team anhand typischer Vorgänge durchgehen.
Ihr Documents-Projekt mit Zaxxo
Ein Archiv einrichten.
Den Dokumentenalltag mitdenken.
Die Ablage verstehen, bevor sie wächst.
Wir besprechen Belegvolumen, Arbeitsweise und die vorhandene Systemlandschaft. Gemeinsam klären wir, welche Anforderungen Documents abdecken soll und welche Voraussetzungen zu prüfen sind.
Die technische Grundlage schaffen.
Benötigte Zugänge, Lizenzen und Verbindungen abstimmen. Wir richten die vereinbarte Konfiguration ein und berücksichtigen dabei vorhandene JTL- und DMS-Umgebungen.
Nicht nur installieren. Gemeinsam prüfen.
Typische Belege übertragen und das Ergebnis kontrollieren. Ihr Team lernt den vereinbarten Ablauf und weiß, wie Dokumente gesucht und eingesehen werden.
Auch die nächsten Schritte begleiten.
Wir unterstützen bei technischen Fragen und Anpassungen im vereinbarten Umfang. Erweiterungen, Änderungen an Abläufen und Updates werden vorab abgestimmt.
Neue Archivierung oder gewachsene Ablagen?
Erst die Abläufe klären.
Dann die Ablage verändern.
Dokumente liegen bisher an mehreren Stellen? Ihr Team fragt regelmäßig nach Belegen? Oder Sie möchten die Archivierung aus Ihrer Warenwirtschaft neu aufbauen? Wir schauen zunächst auf Ihre Ausgangslage.
Bestehende Archive und zusätzliche Freigabe- oder Buchhaltungsprozesse sind eigene Themen. Wir grenzen gemeinsam ab, was Teil der Einführung sein soll und welche weiteren Systeme oder Fachpartner benötigt werden.
Über Ihre Dokumentenabläufe sprechen ↗Gut vorbereitet ins Dokumentenprojekt
Ihre Fragen zu JTL Documents.
Was ist JTL Documents?
JTL Documents ist eine Lösung für Dokumentenmanagement und die Archivierung von Belegen aus JTL ERP. Die Anwendung bietet Funktionen zum Suchen, Filtern und Anzeigen archivierter Dokumente. Im Projekt klären wir den für Sie benötigten Umfang.
Welche Voraussetzungen benötigen wir?
Vor einer Einrichtung prüfen wir den aktuellen Produktstatus, erforderliche Freischaltungen, die unterstützte ERP-Version und die Verbindung zur JTL Cloud. Vorhandene GREYHOUND- oder DMS-Umgebungen berücksichtigen wir gesondert.
Werden automatisch alle Dokumente übernommen?
Nicht pauschal. Wir stimmen die unterstützten Belegarten und den Übertragungsumfang mit Ihnen ab. Dateien aus anderen Ablagen, E-Mails oder historische Archive sind nicht automatisch Teil jeder ERP-Anbindung.
Können wir unser bisheriges Archiv übernehmen?
Das muss zunächst geprüft werden. Quellsystem, Datenformate, Metadaten, Belegmenge und die Möglichkeiten des Zielsystems bestimmen das Vorgehen. Eine Migration planen und beauftragen wir bei Bedarf separat.
Ist mit der Einrichtung bereits alles zur Aufbewahrung erledigt?
Nein. Neben der technischen Lösung sind Ihre betrieblichen Abläufe, Zuständigkeiten und Dokumentation zu berücksichtigen. Rechtliche und steuerliche Anforderungen stimmen Sie mit Ihren zuständigen Fachberatern ab. Wir unterstützen bei der vereinbarten technischen Umsetzung.
Was kostet ein Documents-Projekt?
Der Aufwand richtet sich nach Ausgangslage, Einrichtung, Tests, Einweisung und möglichen Zusatzaufgaben. Produktlizenzen und Speicherbedarf betrachten wir getrennt von unseren Leistungen und klären die Konditionen vorab.
Ihr nächster Schritt. Gemeinsam mit Zaxxo.
Bringen wir Struktur in Ihre Dokumentenabläufe.
Erzählen Sie uns, wie Sie heute mit Ihren Belegen arbeiten. Gemeinsam klären wir, wo Documents Sie unterstützen kann und was dafür vorbereitet werden muss.
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Ihr Vorhaben.
Unser erster gemeinsamer Schritt.
In der kostenlosen Erstberatung klären wir Ihre Fragen und schauen gemeinsam, wo wir Sie unterstützen können.
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